Prekių trūkumas reiškia prarastus pardavimus, o per didelės atsargos įšaldo apyvartines lėšas ir užima vietą sandėlyje. Ilgą laiką įmonės šią pusiausvyrą bandė išlaikyti naudodamos skaičiuokles, minimalių likučių ribas ir darbuotojų patirtį. Tačiau tokie metodai ne visada geba įvertinti sezoniškumą, akcijas, tiekėjų vėlavimus ir sparčiai kintantį klientų elgesį.
Atsargų apskaita dar nėra paklausos prognozavimas
Įprasta atsargų apskaitos programa parodo, kiek prekių yra sandėlyje, kokios prekės buvo gautos ir kiek jų parduota. Terra Stock DI pagrįsta prognozavimo sistema atlieka daugiau. Ji vertina ankstesnius pardavimus, sezoniškumą, savaitės dienas, kainų pokyčius, akcijas ir tiekimo terminus.
Svarbiausias skirtumas atsiranda sprendimų priėmimo etape. Sistema turėtų ne tik įspėti, kad prekės likutis mažėja, bet ir pasiūlyti, kada pateikti užsakymą bei kokį kiekį pasirinkti. Kartu ji turi atskirti ilgalaikį paklausos augimą nuo vienkartinio pardavimų šuolio. Priešingu atveju sėkminga akcija gali būti palaikyta nuolatiniu poreikio padidėjimu, o jai pasibaigus sandėlyje liks perteklinių prekių.
Kokius duomenis turi analizuoti sistema?
Prognozės tikslumas priklauso ne tik nuo naudojamų algoritmų, bet ir nuo duomenų kokybės. Patikima sistema turėtų analizuoti ne vien parduotų prekių skaičių. Jai taip pat reikalinga informacija apie akcijas, kainų pokyčius, grąžinimus, neįvykdytus užsakymus, tiekėjų pristatymo laiką ir prekių trūkumą.
Svarbu teisingai vertinti laikotarpius, kai prekės sandėlyje nebuvo. Jei produktas nebuvo parduotas todėl, kad jo tiesiog nebuvo galima įsigyti, nuliniai pardavimai neturėtų būti laikomi nuline paklausa. Priešingu atveju sistema ateityje gali pasiūlyti dar mažesnį užsakymo kiekį ir problemą tik sustiprinti.
Naudinga, kai sprendimas leidžia įvertinti skirtingas prekių grupes atskirai. Greitai parduodamiems produktams svarbus prieinamumas, sezoninėms prekėms – tinkamas užsakymo laikas, o lėtai judančioms atsargoms – pertekliaus ir galimo nuvertėjimo kontrolė.
Vertinti reikia ne vien prognozės tikslumą
Sistemos tiekėjai dažnai pabrėžia prognozės paklaidos rodiklius. Jie svarbūs, tačiau neparodo visos verslo naudos. Net gana tiksli prognozė gali būti nepalanki, jei sistema nuolat numato per mažą populiariausių prekių poreikį.
Vertinant sprendimą reikėtų stebėti prekių prieinamumą, atsargų apyvartumą, nurašymus, skubių užsakymų skaičių ir atsargose laikomų lėšų sumą. Taip pat verta matuoti, kiek laiko darbuotojai skiria užsakymams planuoti ir prognozėms koreguoti.
Gera sistema turi padėti pasiekti pasirinktą klientų aptarnavimo lygį su kuo mažesniu atsargų kiekiu. Kitaip tariant, jos tikslas nėra vien sukurti tikslų grafiką. Ji turi padėti išvengti prarastų pardavimų, sumažinti perteklių ir efektyviau naudoti apyvartines lėšas.
Integracija turi vykti be nuolatinio rankinio darbo
DI pagrįsta sistema bus naudinga tik tada, kai gaus reguliariai atnaujinamus duomenis. Todėl prieš pasirenkant būtina patikrinti, ar ją galima susieti su apskaitos, pardavimo, elektroninės prekybos, sandėlio ar verslo valdymo sistemomis.
Jei darbuotojai kiekvieną savaitę turės rankiniu būdu eksportuoti ir įkelti duomenų rinkmenas, prognozės gali greitai pasenti. Be to, didės klaidų tikimybė. Integruotas sprendimas turėtų automatiškai gauti pardavimų ir likučių duomenis bei perduoti patvirtintus papildymo užsakymus į naudojamą valdymo sistemą.
Svarbu ir tai, kad darbuotojai galėtų suprasti rekomendacijos priežastį. Sistema turėtų parodyti, ar siūlomą kiekį lėmė auganti paklausa, artėjantis sezonas, ilgesnis tiekimo terminas ar sumažėjęs saugos atsargų lygis.
Sistemą geriausia tikrinti su tikrais duomenimis
Vien pristatymo ar demonstracijos nepakanka. Prieš priimant galutinį sprendimą verta atlikti bandomąjį projektą su realiais įmonės duomenimis. Jam galima pasirinkti stabiliai parduodamas, sezonines, lėtai judančias ir naujas prekes.
Bandymo metu reikėtų palyginti sistemos rekomendacijas su dabartiniu planavimo būdu. Svarbu vertinti, ar sumažėjo rankinių korekcijų, prekių trūkumo, perteklinių atsargų ir skubių užsakymų. Taip pat verta patikrinti, kaip greitai sistema reaguoja pasikeitus paklausai arba tiekėjo pristatymo terminui.
Technologija turi sustiprinti darbuotojo sprendimus
Tinkamai pasirinkta DI pagrįsta atsargų prognozavimo ir papildymo sistema neturėtų aklai pakeisti žmogaus. Jos paskirtis – perimti pasikartojančią analizę, pastebėti nukrypimus ir pateikti pagrįstas rekomendacijas. Darbuotojas išlieka atsakingas už išskirtinių situacijų, rinkos pokyčių ir verslo prioritetų vertinimą.
Prieš renkantis verta aiškiai nustatyti tikslą. Vienai įmonei svarbiausia sumažinti prekių trūkumą, kitai – pagreitinti atsargų apyvartumą arba sutrumpinti užsakymų planavimo laiką. Sprendimas bus vertingas tada, kai jo rezultatus bus galima įvertinti konkrečiais veiklos rodikliais.
Terra Stock sprendimo galimybes ir pritaikymą įmonės atsargų valdymo procesams galima aptarti su terrastock.lt specialistais.